Sestavení časového harmonogramu účasti

Připravit se na veletrh je náročné, nezapomeňte, že jde ruku v ruce s realizací.

Plánování doporučujeme 9-6 měsíců před veletrhem/výstavou

Veletržní účast je také o lidech, o vašem veletržním týmu.

Ty je potřeba vybírat pečlivě, důležitá je odbornost, týmovou práci, příjemné vystupování a znalost jazyků (a to nejen na veletrzích a výstavách v zahraničí!!!)

Osobní příprava týmu - rozdělení úkolů (příprava na veletrh i pro konání veletrhu) je nezbytnou součástí přípravné fáze. Každý člen týmu musí mít svou jasně stanovenou roli a úkoly, dle kterých je potom můžete hodnotit. Vaši zaměstnanci nejedou na veletrh na výlet, ale pracovat!!! Určete si vedoucího stánku, je dobré tuto roli střídat. Je zodpovědný nejen za bezchybné fungování, ale i pozitivní naladění členů veletržního týmu a jejich odpočinek. Ráno projde se všemi úkoly, zkontroluje materiály, večer zkontroluje nastavení cílů a jejich plnění.

Kvalifikační předpoklady správného veletržního týmu

  • Dostačující teoretické a praktické odborné znalosti
  • Příjemné vystupování, komunikativnost, empatie, asertivita
  • Jisté a seriózní vystupování
  • Dobré prezentační dovednosti- řečnické dovednosti
  • Znalosti cizích jazyků
  • Zkušenost s veletržní účastí
  • Odolnost (vč. zdravotních předpokladů)
  • Ochota cestovat

Poslední přípravy- finalizace (3 měsíce -1 den)

KONTROLA PLÁNU

SEZNÁMENÍ ČLENŮ VELETRŽNÍHO TÝMU S PROGRAMEM VELETRHU VČ. CESTOVNÍCH ÚDAJŮ

PŘÍPRAVA PROVOZU STÁNKU (CATERING, NÁVŠTĚVY, DENNÍ PROGRAM, JMENOVKY, …)

MAILING - POZVÁNÍ ZÁKAZNÍKŮ, PARTNERŮ (NÁVŠTĚVNÍKŮ), NOVINÁŘŮ Pozvěte své stávající i potenciální zákazníky. Pokuste se s nimi rovnou domluvit konkrétní termín návštěvy. Pošlete potenciálním zákazníkům podrobnější informace o společnosti již před veletrhem (dle AUMA je to efektivní způsob komunikace). Posílejte pozvánky včas, nenechávejte je na poslední chvíli (ideálně 4-3 týdny před veletrhem). Nezapomeňte na zástupce médií, mějte pro něj připravené jasné podklady a informační materiály, také určete, kdo bude s médii komunikovat.

PR PŘÍPRAVA (TISKOVÉ INFORMACE, FOTOGRAFIE, CD, PŘÍPRAVA EV. VLASTNÍ PREZENTACE NEBO PREZENTACE NA OFICIÁLNÍCH AKCÍCH VELETRHU - DOPROVODNÝ PROGRAM

VYTVOŘENÍ "SETU" DŮLEŽITÝCH DOKLADŮ (PŘIHLÁŠKY, OBJEDNÁVKY, FAKTURY, DOKLADY O ZAPLACENÍ, PODKLADY PRO GRAFIKU, DŮLEŽITÉ KONTAKTY, VIZITKY, PROSPEKTY, JMENOVKY, DÁRKY, FORMULÁŘE PRO ZÁZNAMY O NÁVŠTĚVÁCH/DENNÍ REPORTY, …)